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El Consejo de Administración de Odebrecht S.A. aprobó la Política sobre Conformidad, que se implementará en todos los Negocios del Grupo. Con base en las mejores prácticas mundiales, la Política tiene el propósito de orientar el comportamiento y las relaciones internas y externas de los integrantes independientemente del nivel jerárquico. 

Se trata de un hito más en la trayectoria iniciada por la empresa en marzo de 2016 con la divulgación del “Compromiso con Brasil”, en el que Odebrecht se propuso perfeccionar su modelo de Gobernanza y de Conformidad. La Política fue construida internamente con intenso diálogo comenzando con un seminario en julio en el que estuvieron presentes 170 líderes del grupo. De este evento resultaron los 10 principios básicos del Compromiso Odebrecht para una actuación Ética, Íntegra y Transparente, que ya está en vigor en todas las empresas e incorporados a los Planes de 2017. “La actuación ética, íntegra y transparente es fundamental para que generemos resultados tangibles e intangibles en nuestros Negocios”, afirma Emílio Odebrecht, presidente del CA de Odebrecht S.A.

La política, que en cada Negocio recibirá adaptaciones y complementos para respetar las especificidades de cada uno, contiene orientaciones para los integrantes en el día a día de su trabajo. El foco es la prevención y el principal esfuerzo en su implantación será la capacitación y concientización de las personas. Si ocurre algún desvío, la Política proporciona todos los mecanismos para detectarlo rápidamente y adoptar, siempre que sean necesarias, las medidas correctivas e incluso disciplinarias, también previstas.

Las orientaciones siguen los más elevados estándares internacionales en el área. “La política es una robusta guía para la conducta ética, íntegra y transparente. Nuestro principal esfuerzo será por la concientización y capacitación de las personas, ya que el foco es preventivo y de alcanzar la convicción de cada uno y de todos”, afirma Sergio Foguel, coordinador del Comité de Conformidad de Odebrecht S.A.

En el transcurso de 2016, Odebrecht ya implantó diversas medidas en esta área. Amplió el número de consejeros independientes, garantizando por lo menos el 20% de sus miembros como independientes (nunca menos de dos) para promover la diversidad y reforzar la transparencia. También en todas las empresas del grupo se encuentra en finalización el proceso de contratación de CCOs (Chief Compliance Officers), que se reportan al Comité de Conformidad, con independencia de actuación.

Sistema de Conformidad

El Sistema de Conformidad, perfeccionado por la Política, está compuesto por 10 medidas integradas de prevención, detección y remedio de riesgos de no conformidad. El mayor énfasis (seis medidas) está en la prevención justamente para evitar que ocurran desvíos. Forman parte de las medidas de prevención un amplio programa de capacitación y mejora de los instrumentos y procesos de evaluación de riesgos y control.

“Estamos seguros de que la práctica de estas medidas a lo largo del tiempo y con convicción y consistente, especialmente por la actuación de cada líder en el día a día de los Negocios, nos posicionará entre las referencias de una actuación ética, integridad y transparencia”, refuerza Olga Pontes, responsable de Conformidad de Odebrecht S.A.

Investigación de denuncias

La Política orienta a los integrantes a recurrir a sus Líderes siempre que surja alguna duda sobre conducta, suya o de algún otro integrante, cliente o proveedor. En caso que haya alguna incomodidad para abordar el tema con el Líder o si hay alguna razón para mantener el anonimato, el integrante podrá usar el canal Línea de Ética, que brinda total protección a quien recurre a él. 

El canal fue implementado en Odebrecht S.A. en 2014 y en algunos Negocios, como Braskem y Odebrecht Agroindustrial, está en operación desde hace más de tres años. Está disponible en el sitio web de la empresa (www.odebrecht.com) en todos los países de actuación de Odebrecht y existe la posibilidad de hacer la denuncia por llamada gratuita (0800). Queda expresamente prohibida cualquier represalia contra los denunciantes.

Una vez recibida una denuncia, le corresponde al responsable de Conformidad asegurar que sea registrada e investigada con independencia e imparcialidad. Dicha investigación puede conducirse internamente o, si es necesario, con ayuda de empresas especializadas. Las medidas adoptadas pueden incluir, pero no se limitan, a las siguientes acciones: el apartamiento preventivo de Integrantes que puedan interferir o influir en la investigación de la denuncia, suspensión de contratos de terceros, suspensión de pagos y desvinculación del integrante, inclusive por justa causa, advertencias verbales y formales. 

Compromiso

La Política expresa el Compromiso con Actuación Ética, Íntegra y Transparente y reemplaza al Código de Conducta actual de la empresa. El Compromiso le permite al integrante evaluar, identificar y evitar la mayor parte de las acciones que contrarían la política. Entre dichas orientaciones se encuentran:

Relaciones con Clientes: está prohibido prometer, ofrecer y dar, directa o indirectamente, ventajas, favores, entretenimiento o cualquier artículo de valor a fin de influenciar o recompensar a clientes.

Relaciones con Proveedores: los contratos deben contener cláusulas específicas sobre el respeto a las orientaciones contenidas en la Política y el compromiso con el cumplimiento de las leyes locales, inclusive con las leyes anticorrupción.

Libre competencia: quedan prohibidas prácticas que pretendan frustrar o fraudar el proceso competitivo. Los negocios deben obtenerse por mérito de precio, calidad, plazo y atención. Queda prohibido todo intercambio de información que pueda beneficiar a la empresa o a un competidor, o inclusive perjudicarlo. En caso de propuesta conjunta con un competidor, es necesario dejar claras todas las cuestiones de competencia.

Combate a la corrupción: los Integrantes deben asumir la responsabilidad y el compromiso de combatir y no tolerar la corrupción en ninguna de sus formas ni contexto, inclusive la corrupción privada, extorsión y soborno, y decir no con firmeza y determinación a oportunidades de negocio que tengan conflicto con este compromiso.

Relación con agentes públicos: la interacción de Integrantes con Agentes Públicos o personas políticamente expuestas debe ocurrir dentro del compromiso de ética, integridad y transparencia. Las reuniones para discutir contratos públicos deben realizarse a partir de solicitud formal por escrito y prioritariamente en órganos públicos y en horario comercial.

SISTEMA DE CONFORMIDAD DE ODEBRECHT

Principales medidas ya adoptadas: 

Consejos de Administración
Cada negocio tiene gobernanza y Consejo de Administración (CA) propios.

Nuevos Consejeros
Ampliación del número de consejeros independientes, garantizando por lo menos el 20% de sus miembros como independientes (y no menos de dos participantes con esa característica) para promover la diversidad y reforzar la transparencia.

Contratación de CCOs
Nombramiento de responsables de Conformidad, equivalente a Chief Compliance Officers (CCOs), que se reportan al Comité de Conformidad con independencia de actuación.

Comités de Conformidad
Apoyan al CA con relación al cumplimiento de la actuación ética, íntegra y transparente en alineación con las mejores prácticas mundiales y con las leyes, normas y reglamentos aplicables.

Políticas, Directrices y Procedimientos
Elaboración de la Política sobre Conformidad con Actuación Ética, Íntegra y Transparente. Será implementada en todos los Negocios en alineación con sus respectivos Consejos de Administración.

Participación en acciones colectivas
Adhesión al Pacto Global de la ONU y al Pacto Empresarial por la Integridad y contra la Corrupción, iniciativa del Instituto Ethos, asumiendo compromisos con principios universales de Derechos Humanos, Trabajo, Medio Ambiente y Combate a la Corrupción.

Canal Línea de Ética
Se implementó en Odebrecht S.A. en 2014. Permite realizar denuncias de irregularidades y de desvíos de conducta por parte de Integrantes, Clientes y cualquier otro tercero. Las denuncias son investigadas con independencia, imparcialidad, metodología y amparo legal, garantizando confidencialidad, anonimato y prohibición de represalias contra el denunciante.

Medidas en implantación:

Evaluación de Riesgos y Controles
Riesgos y oportunidades de mejora identificados a través de las medidas de prevención y detección del Sistema de Conformidad serán tratados por medio del fortalecimiento del ambiente de controles.

Capacitación
Se están desarrollando, mejorando e intensificando acciones de capacitación y comunicación para garantizar el compromiso con convicción e irrestricto de todos los Integrantes con actuación ética, integra y transparente. 

Medidas Disciplinarias
Mejora del Sistema de Conformidad por la adopción de acciones disciplinarias como resultado de la violación de las orientaciones expresadas en el compromiso asumido por Odebrecht.

Empresa Pro-Ética
Búsqueda del sello de Empresa Pro-Ética (del Ministerio de la Transparencia, Fiscalización y Control, antigua CGU), iniciativa que incentiva a las empresas a implantar medidas de prevención y combate a la corrupción.